Pénztárbizonylat kitöltése mezőről mezőre

1. Bevételi vagy kiadási?

• Bevételi pénztárbizonylat – amikor pénz érkezik a pénztárba: vevő fizet készpénzben, pénzt veszel fel a bankból, a tulajdonos pénzt tesz be, a napi pénztárgépes bevétel bekerül a kasszába.
• Kiadási pénztárbizonylat – amikor pénz megy ki a pénztárból: készpénzzel fizetsz egy számlát, befizeted a pénzt a bankba, előleget adsz, a tulajdonos pénzt vesz ki.

2. A mezők kitöltése

1. Sorszám: a nyomtatvány előre sorszámozott, vagy a program adja – évente és bizonylatfajtánként folyamatos (pl. BE-2026-0001, KI-2026-0001).
2. Kiállító: a vállalkozás neve, címe (adószáma).
3. Dátum: a pénzmozgás napja.
4. Befizető / átvevő: annak a neve (és címe), aki a pénzt hozta vagy elvitte. Ha ez maga a pénztáros (pl. bankból felvét), az ő neve.
5. Jogcím, szöveg: röviden, miért mozgott a pénz – ha számlához tartozik, a számla sorszámával („Irodaszer – számla: ABC-2026-123”, „Bankból felvét”, „Napi bevétel, pénztárgép”).
6. Összeg számmal és betűvel: a betűvel írt összeg nehezíti az utólagos átírást (pl. 12 500 Ft – „tizenkettőezer-ötszáz”).
7. Könyvelési hivatkozás (kontírozás): ezt a mezőt jellemzően a könyvelő tölti ki – nyugodtan hagyd üresen.

3. Ki írja alá?

• Pénztáros – aki a pénzt kiadta vagy átvette.
• Befizető (bevételinél) vagy átvevő (kiadásinál) – aki a pénzt hozta vagy elvitte.
• Utalványozó – aki a kifizetést elrendelte (kis cégnél gyakran a vezető, egyéni vállalkozónál te magad).
• Ellenőr – ha a szabályzat előírja; kis vállalkozásnál ez sokszor ugyanaz a személy.

Ha egyedül dolgozol, több mezőbe is a saját aláírásod kerül – ez rendben van, a lényeg, hogy a bizonylat teljes legyen.

4. Melyik példány kié?

A tömbös nyomtatvány általában két- vagy háromrészes. A bevételi pénztárbizonylatnál az eredeti példányt jellemzően a befizető kapja meg (ezzel igazolja, hogy fizetett), a másolat a tömbben marad és a könyveléshez megy. A kiadási pénztárbizonylat eredetije a pénztárnál marad – ez igazolja a kifizetést a könyvelésben –, az átvevő az aláírásával nyugtázza, hogy megkapta a pénzt.

Mindegy, melyik példány hova kerül: a tömbben maradó példány (tőpéldány) soha nem tűnhet el.

5. Elrontottad? Így javítsd

• Ne tépd ki és ne dobd ki – a sorszám nem hiányozhat.
• Húzd át minden példányon, írd rá: „RONTOTT”, és hagyd a tömbben (vagy tedd a bizonylatok közé).
• Állíts ki egy új bizonylatot a következő sorszámmal.
• Egy már lekönyvelt, de hibás tételt nem átírással, hanem ellentétes bizonylattal (pl. stornó) javíts – kérdezd meg a könyvelődet.

6. Szigorú számadás – mit jelent?

A számviteli törvény szerint a készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat szigorú számadás alá kell vonni. A gyakorlatban: a nyomtatványokat (tömböket) nyilvántartod – mikor vetted, milyen sorszámtól meddig, ki kapta meg –, és minden sorszámmal el kell tudni számolni, a rontottakkal is. Programmal kiállított bizonylatnál a program gondoskodik a folyamatos, hézagmentes sorszámról.

A pénztárbizonylatokat a többi bizonylattal együtt meg kell őrizni – egyéni vállalkozónál az elévülésig, cégnél legalább 8 évig. Részletek a megőrzésről →