Meddig kell megőrizni a számlákat?

1. Röviden

• Egyéni vállalkozó (átalányadózó is): az adó megállapításához való jog elévüléséig – ez főszabályként annak az évnek az utolsó napjától számított 5 év, amelyben az adóbevallást be kellett adni.
• Cég, amely a számviteli törvény alá tartozik (pl. Kft., Bt.): a könyvelést alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig.
• Kétség esetén a hosszabbat tartsd be – és kérdezd meg a könyvelődet.

2. Egyéni vállalkozó és átalányadózó

Az egyéni vállalkozó nem a számviteli törvény alá tartozik, ezért nála az adózás rendjéről szóló törvény szabálya számít: az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni. Az elévülés annak az évnek az utolsó napjától számít, amelyben a bevallást be kellett adni, és főszabályként 5 év.

Példa: a 2025-ös év számláiról szóló SZJA-bevallást 2026-ban kell beadni, így az elévülés 2026. december 31-től számít – a 2025-ös bizonylatokat tehát legalább 2031. december 31-ig tedd el. Az elévülés bizonyos esetekben (pl. önellenőrzés, késedelmes bevallás, ellenőrzés) meghosszabbodhat.

Átalányadózó vagy? A költségeidet nem számolod el tételesen, a számláidat mégis meg kell őrizned: a NAV tájékoztatója szerint az átalányadózó egyéni vállalkozónak a bevétel megszerzése érdekében felmerült kiadásairól szóló számlákat és más bizonylatokat is az elévülésig meg kell őriznie. A kiállított számláid és nyugtáid másolata, valamint a bevételi nyilvántartásod is ide tartozik.

3. Cég (Kft., Bt.) – a számviteli törvény alá tartozók

A számviteli törvény szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat – a számlákat, a bankkivonatot, a pénztárbizonylatokat is – legalább 8 évig, olvasható formában kell megőrizni. A beszámolóra és a főkönyvi kivonatra külön szabály vonatkozik – ezeket a könyvelőd kezeli.

4. Mit kell megőrizni?

• Bejövő számlák – a költségek, beszerzések számlái, a díjbekérőhöz tartozó végszámla is.
• Kimenő számlák – a vevőidnek kiállított számlák (a számlázó programod általában tárolja, de érdemes letölteni).
• Nyugták – a kiadott nyugták adatai és a vásárlási blokkok, amelyeket elszámoltál.
• Bankkivonatok – minden vállalkozói számláról.
• Pénztárbizonylatok és pénztárkönyv – ha házipénztárat vezetsz.
• Szerződések, nyilvántartások – bérleti, megbízási szerződés, útnyilvántartás, tárgyieszköz-nyilvántartás.

5. Papíron vagy elektronikusan?

• Az elektronikusan kapott számla (PDF, e-számla) eredetije maga a fájl – azt kell eltenni, a kinyomtatott példány nem helyettesíti.
• A papíron kapott számla eredetije a papír. Egy egyszerű fotó vagy szkennelés munkapéldánynak jó, de a papír helyett csak szabályos (hiteles) digitalizálással őrizhető – ezt beszéld meg a könyvelőddel.
• Olvashatóság: a hőpapíros blokk pár év alatt kifakulhat – érdemes mellé egy fénymásolatot vagy fotót is tenni.
• Mentés: ha a gépen tárolod, legyen róla másolat is (külső lemez, felhő) – egy elromlott laptop nem mentség az ellenőrzésen.