Házipénztár vezetése egyszerűen

1. Mi a házipénztár?

A házipénztár a vállalkozás készpénze és annak nyilvántartása: mennyi pénz van a kasszában, mikor, mennyi és miért jött be vagy ment ki. Minden pénzmozgásról bizonylat készül – befizetéskor bevételi, kifizetéskor kiadási pénztárbizonylat –, a tételek pedig a pénztárkönyvbe (pénztárjelentésbe) kerülnek, napi nyitó- és záróegyenleggel.

Nem pénztárgép: a pénztárgép a vevőknek ad nyugtát, a házipénztár a vállalkozás saját készpénzét követi. A kettő összeér – a nap végén a pénztárgépben lévő bevétel jellemzően a házipénztárba kerül.

2. Kinek kell vezetnie?

• Cég (Kft., Bt.), amely a számviteli törvény alá tartozik és készpénzt kezel: a készpénz bizonylatait szigorú számadás alá kell vonni (sorszámozva, nyilvántartva), és a számviteli politika részeként pénzkezelési szabályzat kell.
• Egyéni vállalkozó: nem a számviteli törvény, hanem az szja-törvény szerint vezet nyilvántartást – ez főszabályként a pénztárkönyv vagy a naplófőkönyv. Külön házipénztár-nyilvántartást a törvény nem ír elő, de ha sok a készpénzes mozgásod, a pénztárbizonylat és a napi egyenleg sokat segít, hogy minden visszakövethető legyen.
• Átalányadózó: a költségeidet nem számolod el tételesen, a bevételeidről viszont nyilvántartást kell vezetned. Ha nálad sok a készpénz, a pénztárkönyv ebben is rendet tart.

3. Hogyan vezesd – lépésről lépésre

1. Nyitás: rögzítsd a pénztár nyitó napját és a nyitó egyenleget (a kasszában lévő pénzt). Ha most kezded, ez lehet 0 Ft is.
2. Minden mozgásról bizonylat: pénz be – bevételi pénztárbizonylat; pénz ki – kiadási pénztárbizonylat. Rajta a sorszám, a dátum, a befizető vagy átvevő, a jogcím (pl. „bankból felvét”, „irodaszer, számla: ABC-123”) és az összeg számmal és betűvel, valamint az aláírások. Így töltsd ki →
3. A sorszám folyamatos: évente és bizonylatfajtánként egymás után, kihagyás nélkül. A rontott bizonylatot nem dobod ki, hanem áthúzod és megőrzöd.
4. Pénztárkönyv: a bizonylatokat időrendben vezeted, és minden nap végén megvan a záróegyenleg – ez a következő nap nyitó egyenlege.
5. Pénztárellenőrzés: időnként megszámolod a kasszát címletenként, és összeveted a pénztárkönyv egyenlegével. Eltérésnél a különbözetet (pénztártöbblet / -hiány) bizonylattal rendezed.
6. Hónap vége: a pénztárkönyv és a bizonylatok mennek a könyvelődhöz, a hónapot lezárod.

4. Pénzkezelési szabályzat

A számviteli törvény alá tartozó cégeknek (Kft., Bt.) a számviteli politika részeként pénzkezelési szabályzatot kell készíteniük. Ebben rögzítik többek között, hogyan bonyolítják a készpénz- és a banki forgalmat, ki a pénztáros és ki felel a pénzkezelésért, mennyi lehet a nap végén legfeljebb a pénztárban (pénztárzáró összeg), milyen gyakran és hogyan számolják meg a pénzt, és milyen bizonylatokat használnak.

Egyéni vállalkozónak a törvény ezt nem írja elő – de ha alkalmazottad is kezel készpénzt, egy egyoldalas belső szabály (ki veheti ki a pénzt, mennyi maradhat a kasszában) neked is megéri. A szabályzatot a könyvelőd általában el tudja készíteni.

5. Amire a NAV figyel

• Mínuszos pénztár: a pénztár egyenlege egyetlen napon sem lehet negatív – ha mégis, az azt jelzi, hogy egy befizetés nincs lekönyvelve, vagy egy kifizetés nem a pénztárból történt.
• Túl sok pénz a kasszában: a papíron nagy, valójában nem létező pénztárkészlet gyanús (pl. ha a magánkivét nincs rögzítve). Ellenőrzéskor megszámolják a pénzt.
• Készpénzfizetési korlát: a bankszámla nyitására kötelezett vállalkozások egymás között egy szerződés alapján egy hónapban legfeljebb 1,5 millió Ft-ot fizethetnek készpénzben; a fölötti rész után mindkét félre 20%-os mulasztási bírság jár.
• Hiányzó vagy utólag átírt bizonylat: a sorszámnak hézagmentesnek kell lennie, a javítás nyomon követhető módon történik.