Mit adj át havonta a könyvelődnek?

1. Mikorra kell leadni?

Az ÁFA-bevallás határideje a tárgyhót – negyedéves bevallásnál a negyedévet – követő hónap 20. napja; ha ez hétvégére vagy ünnepnapra esik, a következő munkanap. A könyvelődnek ezelőtt fel is kell dolgoznia az anyagot, ezért a legtöbben a hónap első napjaiban kérik. Hogy pontosan meddig, azt beszéld meg vele – és tartsd is be, mert a késés neki kapkodást, neked hibalehetőséget jelent.

2. Az ellenőrzőlista

• Bejövő számlák – minden költség, beszerzés, szolgáltatás számlája (PDF vagy papír).
• Vásárlási blokkok – ha üzleti célra vásároltál számla helyett nyugtára.
• Kimenő számlák – ha a könyvelőd nem látja a számlázó programodat vagy a NAV-adatot.
• Bankszámlakivonat – minden vállalkozói számládról, a teljes hónapra.
• Nyugtás bevétel – ha nyugtát adsz: a napi összesítők havi összesítése.
• Pénztárkönyv – ha házipénztárat vezetsz: a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokkal.
• Ami ritkán jön, de kell – jóváíró vagy sztornó számla, díjbekérő és a hozzá tartozó végszámla, új szerződés, devizás számla.

3. A leggyakoribb hibák

• Hiányzó számla – a bankból kiment a pénz, de a számla nincs meg.
• Kétszer leadott számla – egyszer PDF-ben, egyszer lefotózva.
• Rossz hónap – egy számla a fizetés hónapjába kerül a kelte helyett, vagy kimarad, mert később jött.
• Keveredő magánkiadás – a vállalkozói kártyával fizetett magánvásárlás magyarázat nélkül.
• Olvashatatlan blokk – elmosódott, levágott vagy kifakult fotó.

4. Miért kéri a könyvelő a bankkivonatot?

A kivonatból látja, hogy minden kifizetéshez és bevételhez megvan-e a bizonylat – és ami nincs meg, azt neked kell utólag előkeresned. Minél több tétel marad magyarázat nélkül, annál több a visszakérdezés. A legjobb, ha már leadás előtt minden terhelés mellé odakerül a számla, vagy egy rövid megjegyzés, hogy miért nincs (pl. magán, bankköltség, adófizetés).

5. Hogyan küldd el?

• Egy csomagban, hónaponként – ne napi tíz levélben, mert úgy biztosan kimarad valami.
• Eredeti fájlnéven – a könyvelőd így tudja visszakeresni, ha kérdése van.
• Összesítővel – egy táblázat a számlákról (szállító, számlaszám, kelte, összegek ÁFA-kulcsonként) rengeteg gépelést spórol neki.
• Linkkel, nem csatolmánnyal – egy havi anyag könnyen több tíz megabájt, amit sok levelező már nem enged át.

6. Meddig őrizd meg?

A bizonylatokat éveken át meg kell őrizni. A számviteli törvény alá tartozóknál ez legalább 8 év; egyéni vállalkozónál a nyilvántartás módjától függően legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig. Hogy rád melyik vonatkozik, azt a könyvelőd megmondja – a papíron kapott eredetit addig se dobd ki.